事務派遣社員 早くに電話に出ると良いことだらけ

ワーママの思考

私は一部上場メーカー社で
人事部採用担当4年
営業部で派遣社員教育2年
派遣社員の方と携わってきました。

そこで派遣社員として働く時のことについて
記事にしています
事務派遣社員の面接は?エクセルはどのくらい必要?など
派遣社員 初日についてと、仕事はどのくらいで慣れるの?

この記事もご覧ください
派遣社員の「3年ルールの抜け道」は現実的ではありません
派遣切りではないけれど 派遣終了です

今回は事務仕事には必ずある
電話について書いていきます。

電話をとるのは誰の仕事?

電話は事務員が取る
という会社が多いと思います。

若手や派遣社員が電話にでると
暗黙のルールがある場合も。

ビジネスの電話は
最初は誰でも失敗が怖くてドキドキ。

ですが、
なるべく日の浅いうちから
積極的に取ってください。

念のため
初日や2日目に
「電話を取ってもいいですか?」と聞いてみてから

おもいきってチャレンジです。

電話の取り次ぎは
仕事を中断しなければならず
とても煩わしいもの。

誰かが率先して取ってくれると
とても助かります。

比較的誰でもできることなので
ぜひ率先して電話に出てください。

電話に出るのは私の仕事
くらいの気持ちでいると
ガンガン電話を取ることができます。

早い段階でとるとお得がいっぱい

なぜ早い段階で
電話を取った方が良いのか?

多少の失敗があっても
果敢に電話に出ていると、
絶対に評価爆上がり。

また、日数が浅ければ浅いほど
わからないことを周りに聞きやすいです。

躊躇して何日も取らないでいると
段々と教えてもらいにくくなってきます。

それに日にちが経てば
電話に出ることはもはや当たり前。

むしろ電話を取らない人
と思われてしまうかも。

名前が聞き取れない
回す時に失敗して電話を切ってしまった
なんてこと
誰しも必ず経験していることで

叱られたり
注意されることはありません。

社内の取次だったら
電話に出ていると早く名前を覚えてもらえて
仕事もスムーズにすすむ可能性が多くなります。

ビジネス電話の仕方

電話に出るときには、
会社名だけでいいか?
部署や課までいうのか?
または自分の名前まで言うのか?
あらかじめ聞いておいた方が安心ですね。

「○○社×部△でございます。」 ハキハキと。

相手が
「△会社です。お世話になっております。
営業のAさんいらっしゃいますか?」と言ったら

「お待ちください」といって
電話をAさんに回します。

電話をAさんに回す方法も
最初は聞かないとわかりません。

相手の声が小さい
速い
ムズかしい
などで聞き取れなければ、

「恐れ入りますが、お名前をもう一度伺っても宜しいでしょうか」

取引先など
何度も電話してくる相手だと
毎日電話を取っていれば
相手が出た途端にわかるようにもなります。

また仕事から離れている期間があると
尊敬語、丁寧語、謙譲語など
パッと出てこないので

ビジネス電話の話し方を
ちょっとネットで検索しておくと心強いです。

周りの社員の電話での話し方なども
さりげなく盗み聞きしておくと
参考になります。

電話どころじゃない場合も

引き継ぎが忙しいようなら
電話を取っている場合じゃない!
ってこともあるので

そのあたりは
引き継ぎのスピードで分かると思います。

次々と新しいことを教えてもらうような毎日だったら
引き継ぎが切羽詰まっている証拠。

これやっておいて、と仕事を任されて
余裕がありそうなら電話に出られる
など状況が分かると思います。

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